百灵创业者ERP管理系统

　　百灵创业者ERP管理系统是一款商业管理软件，可以在这款软件管理进销存以及财务信息，这款软件需要结合数据库使用，安装客户端以后将数据库安装到自己的电脑，建立数据连接就可以打开主程序使用，可以在软件建立自己的门店，可以在软件建立自己的仓库，可以在软件管理企业人事信息，从而开始管理业务，百灵创业者ERP为用户设计了数百张打印模板，以便用户可以快速开始工作。如果用户对打印模板现有的内容不满意，还可以手动进行调整，以及自己创建新的打印模板，软件将提供非常多的数据录入表格，打开一个需要记录单据的功能就可以开始输入进销存数据，如果你需要ERP软件就可以下载百灵创业者ERP管理系统！

软件功能

　　百灵创业者ERP管理系统是一款以库存为核心，协同了采购、销售、生产、外发加工、物流及零售诸多功能进行并行工作，最终生成财务数据的企业管理软件，让企业的信息化应用和管理畅通无阻。

　　百灵ERP支持灵活的业务流程、可自定义的单据结构，并能实现实时的库存预警、账款统计、成本分析、价格跟踪等功能，让企业的决策者随时随地把握企业的人、财、物等生产要素的变化情况，为企业的运营提供强有力的信息化支撑。

　　可自由定义的单据

　　全部的业务单据，均支持自定义表头及表体，自定义公式，自定义表名，可灵活适应不同业务类型的用户，及多变的业务场景。

　　多样的输入方式

　　针对要求严谨及灵活的不同类型的客户，提供了不同方式的输入策略。对于强调系统灵活性的客户，可以做业务单据时动态输入客户供应商及存货等基础资料，大大简化的操作难度，尤其适合中小客户的需求。

　　灵活的价格策略

　　可以为不同的客户、供应商分别设定价格策略，业务单据可实现价格跟踪，产品成本自动计算，应收应付账款及销售利润可实时查询，并支持预收预付。

　　高效的报表编辑器

　　百灵ERP集成了枫叶报表（Anycell Report）系统，这是一款中国式报表组件，是国内最早的基于表格，支持图文混排、公式和脚本的中国式报表工具之一。就如Anycell Report的名称那样，灵活强大的表格功能一直是AC Report区别于其它软件或控件最显著的特征之一，AC Report 表格取消了传统表格概念中“列”的概念，每一行上的单元格数量可以不等，且可以自由活动，调整某行上单元格的宽度时，不影响其它行中的单元格。在制作复杂的中国式报表时可以避免很多不必要的合并拆分操作，制作表格更加方便和随心所欲，并且省时省力。

软件特色

　　百灵ERP系统中包括表头表体和表尾三部分，其中表尾属涉及到财务部分，要求比较严格，不允许个性定制。作为业务部分的表头和表体，则是允许个性化定制的。

　　首先是表头，点击“设置”按钮，在弹出菜单中点击“表头布局自定义”，在弹出的设置窗体中，可以对当前类型单据的表头版式进行自定义。

　　如下图所示，数据表格中列出单据表头的全部字段，其中行号、列号和是否显示三项是可以设置的。表头中的项目按一行四列显示，我们可以通过设置项目的行、列号，来调整该项目的具体位置。请注意，行列号只能是正整数，且列号不能大于4，行号不能大于总项目数除以4后取整加1。取消是否显示列的勾选，则该项目不会在表头中出现。

　　设置完成，点“保存”关闭设置窗体，所作的设置将立即生效。

　　再一个是表体内容的设置，和设置表头类似，也是点击“设置”按钮，在弹出菜单中点击“表体布局自定义”，在弹出的设置窗体中，可以对当前类型单据的表体版式进行自定义。

　　表体中各列的顺序是固定，用户只可以设置具体的列是否显示。

　　2. 公式设置

　　为提借足够的灵活性，百灵ERP表体中的数据自动计算都是根据计算公式处理的，而计算公式都是用户可以自由定义的。我们根据经验为用户预定义了部分公式，但这些也并非做死的，用户完全可以修改或指明是否启用。

　　为提高系统的安全性，公式的设置界面无法通过点击按钮打开，而是用快捷键控制的。我们在任意一个单据处理窗口，比如我们上面一直在举的例子“采购入库单”，按快捷组合键：“Alt + Q”，可打开“公式列表”窗体。

　　在同一账套下，公式对所有业务单据都是可见的，但是否启用要逐个设置。

　　例如，我们新定义一条公式：A = B * C，是在采购入库单里定义。定义一旦完成，你到销售单、报价单、生产单、外发单里都可以看到 A = B * C这条公式，这样就避免了重复定义公式的情况。

　　定义好公式，还需要在公式列表中勾选“启用”这一列的选择框，选中点“保存”后，这条公式才会在当前单据中生效。如果你在其它单据里也要用到这条公式，就必需逐个单据去启用这条公式，这样就保证了在不同单据里适用不同公式的灵活需求。

安装方法

　　1、打开LarkERP3.01.exe直接启动，显示软件的安装地址C:Program Files (x86)百灵ERP正式版

　　2、软件自动设置快捷方式图标，点击下一步

　　3、查看设置的内容，点击安装就可以显示安装进度

　　4、软件的安装进度如图所示，等待几秒钟

　　5、软件已经安装到你的电脑，点击完成

官方教程

　　http://www.larksolutions.com/doc/oa20/erp30_1_1.html

　　仓库管理

　　基础资料是我们在做业务单据时所要用到的各种实体，因此要首先进行介绍。百灵创业者ERP管理系统的基础资料包括：仓库、存货、客户、供应商、加工商、物流公司、数据字典及部门架构，如下图所示。

　　1.新增仓库

　　仓库是贮放存货的库房，也是我们进行存货统计、成本核算的重要单位。点击“仓库管理”图标，打开“仓库列表”窗口，如下图所示。因为我们这是一个新创建的账套，所仓库列表暂时还没有任何数据。

　　我们先新建一个仓库，点击“新建”按钮，录入仓库信息。目前，仓库的成本核算法只支持移动加权平均法，移动加权平均法是一种根据采购、生产、外发等业务操作时的单价及数量，动态修改库存成本价格的核算方法。

　　仓库信息录入完毕后，点“保存”按钮，仓库信息窗口关闭，此时我们可以看到仓库列表中已经增加了我们刚刚录入的仓库信息。

　　2.修改仓库信息

　　修改仓库信息有两种方法：在仓库列表中点选一条仓库的记录，点击“修改”按钮，可弹出“仓库信息”窗口，用户修改后点“保存”按钮提交修改；也可以直接在仓库列表中双击，也会弹出对应行的“仓库信息”窗口供用户修改。

　　3.删除仓库

　　在仓库列表中点选一条仓库的记录，点击“删除”按钮，系统会弹出对话框询问用户是否确实要删除对应的仓库信息，如果用户进行确认，该仓库将会被删除。

　　提示：如果想删除的仓库已经使用过（例如针对该仓库发生过业务单据、库存产品不为空等），则删除操作会失败，并提醒用户。

　　客户资料

　　客户是指在销售模块中，购买我方产品、服务或创意的自然人或组织。

　　1.客户列表

　　点击“客户资料”图标，打开“客户列表”窗口，如下图所示。因为我们这是一个新创建的账套，所以客户列表暂时还没有任何数据。

　　“按钮栏”提供了对客户进行操作的全部功能按钮，在“客户信息”文本框中输入客户的关键词，可以对符合条件的客户进行模糊查找。

　　“分类栏”提供了客户分类树，点击树上的结点可以按类别对客户进行过滤。

　　“列表区”以列表的形式显示系统中全部的客户信息，或是经过搜索和过滤的符合条件的客户信息。

　　2.新增客户

　　点击“新增”按钮，准备为系统添加一个客户，弹出如下图所示的窗口。

　　在系统中，凡是深蓝色加粗的标签，其对应的录入框都是必填的。在本窗口中，“客户编号”由系统自动生成，一般不需要修改；“客户名称”需要用户手工录入；“客户类别”是在数据字典中进行维护，也是必选的，因为我们是新建账套，客户类别下拉框中暂时无数据可用，需要我们手动添加客户类别基础资料。

　　点击红色箭头所指的“锚”状按钮，可弹出数据字典编辑窗体。

　　在左侧项目列表框中选中客户类别，再点击“新增”按钮，在弹出窗体中录入新的客户类别属性值。点“保存”提交信息。

　　属性值可以连续录入，我们多录入几个，最后全部属性值如下图所示。

　　关闭数据字典编辑窗口，我们可以看到，此时客户类别的下拉框中已经有数据可用了。我们录入如下图所示的客户信息，这些信息是出测试目地虚构的，在现实中没有对应的存在。

　　客户的信息大部分都比较简单，用户一看就可以明白。这里我们只解释一下账期和应收款总额两项。

　　账期：用于系统预警，如果客户有应收账款超过账期所设定的值，系统会提示收款；账期设为0代表不提醒。

　　应收款总额：当我们新建客户时可以手动录入，代表该客户的应收款期初值。一旦该客户被创建，应收款期初值不可修改。

　　3.修改客户信息

　　修改客户信息有两个方法：在客户列表中直接双击，或是选中一行点“修改”按钮，都可以弹出客户信息编辑窗，用户可以修改后保存。

　　我们可以看到，在修改窗体中，客户的应收款总款已变为灰色并被锁定，不允许修改。

　　4.删除客户

　　不用的客户可以删除，在客户列表中选中一行后点“删除”按钮，会弹出删除确认对话框，用户确认将删除该客户。

　　用户可以按住键盘上的 Ctrl 键，用鼠标一次选中多条客户记录，这时再删除可以一次删掉多个客户。

　　已经产生业务单据的客户不允许删除，对其执行删除操作时系统会有错误提示。如果想删除的话，请先删掉该客户所做过的全部业务单据后再执行删除操作。

　　5.导入客户

　　在刚开始使用ERP时，我们可能有大量的客户需要导入，一条条的录入是很麻烦并容易出错的。百灵创业者ERP为用户提供了导入功能，我们可以从其它系统中导出客户列表，经过整理为符合百灵ERP导入格式的EXCEL模板后，一次性的导入大量客户数据。

　　导入模板在百灵ERP应用程序的“导入模板”目录下，是一个文件压缩包，可以用Winrar或其它压缩软件打开。

　　压缩包的内容如下图所示，包括了百灵ERP可以用到的全部导入EXCEL模板，我们需把这些模块解压缩出来，用Excel 2007或更高版本来打开编辑。

　　导入模板的内容如下图所示，其中第一行是表头，从第二行开始填入数据，我们已经在第二行填写了一行测试数据，用户可以仿照其格式填写，在正常导入前删除掉这行测试数据。在使用时需要注意的是：

　　1. 用户可以使用此输入模板，也可以自制Excel文件，但需保证你的Excel文件的设计结构与本模板一致；

　　2. 第一行是表头，请不要删除；

　　3. 各列之间是有严格的次序的，请不要随意增加或删除列，也不能调整列与列之间的顺序；

　　4. 客户编号不能为空；

　　5. 客户名称不能为空，客户类别必须在系统有对应的属性值。例如：在本例子中，我们在上面定义了“重点客户”、“主体客户”等几个客户类别，那么导入模板中客户类别列就必须填写这几个定义好的类别中的某一个，不能为空，也不能乱填，系统找不到对应的类别的话是导入不了的；

　　6. 拼音码可以不填，导入时系统会自动生成。

　　在客户列表的主界面，点击“导入”按钮，调出客户导入窗体。点击“打开文件”按钮，调出Windows打开文件对话框，选择客户导入模板。

　　模板内的数据被读取并且显示在数据表格中，此时用户还可以调整表格中内容，待确认内容正确无误后，点击“导入数据”按钮将客户数据导入系统。

　　6.其它功能

　　客户资料管理还提供了一些其它功能，像导出数据、自定义显示列、打印及预览、查看应收账款明细等功能，用户可以自行操作体验。

　　供应商资料

　　供应商是指在采购模块中，出售给我方产品、服务或创意的自然人或组织。供应商资料的管理基本上和客户资料的管理类似。

　　1.供应商列表

　　点击“供应商资料”图标，打开“供应商列表”窗口，如下图所示。因为我们这是一个新创建的账套，所以供应商列表暂时还没有任何数据。

　　“按钮栏”提供了对供应商进行操作的全部功能按钮，在“供应商信息”文本框中输入供应商的关键词，可以对符合条件的供应商进行模糊查找。

　　“分类栏”提供了供应商分类树，点击树上的结点可以按类别对供应商进行过滤。

　　“列表区”以列表的形式显示系统中全部的供应商信息，或是经过搜索和过滤的符合条件的供应商信息。

　　2.新增供应商

　　点击“新增”按钮，准备为系统添加一个供应商，弹出如下图所示的窗口。

　　在系统中，凡是深蓝色加粗的标签，其对应的录入框都是必填的。在本窗口中，“供应商编号”由系统自动生成，一般不需要修改；“供应商名称”需要用户手工录入；“供应商类别”是在数据字典中进行维护，也是必选的，因为我们是新建账套，供应商类别下拉框中暂时无数据可用，需要我们手动添加供应商类别基础资料。

　　点击红色箭头所指的“锚”状按钮，可弹出数据字典编辑窗体。

　　在左侧项目列表框中选中供应商类别，再点击“新增”按钮，在弹出窗体中录入新的供应商类别属性值。点“保存”提交信息。

　　存货资料

　　存货是ERP系统进行业务操作的核心元素，在不同的系统中它的名字可能会不同，例如：存货、产品、配件、半成品、商品等，都是同一实体的不同叫法，在本系统中，统一称之为“存货”。

　　1.存货列表

　　点击“存货资料”图标，打开“存货列表”窗口，如下图所示。因为我们这是一个新创建的账套，所仓库列表暂时还没有任何数据。

　　“按钮栏”提供了对存货进行操作的全部功能按钮，在“存货信息”文本框中输入存货的关键词，可以对符合条件的存货多项内容进行模糊查找。

　　“分类栏”提供了存货分类树，点击树上的结点可以按类别对存货进行过滤。

　　“列表区”以列表的形式显示系统中全部的存货信息，或是经过搜索和过滤的符合条件的存货信息。

　　2.存货类别

　　根据存货的不同特性进行区别分类，就是存货类别。存货类别的划分有助于我们存货管理的清晰化，在此，我们先建立起存货类别。

　　在类别树的根结点“存货分类”上点击右键，在弹出菜单中点击“增加子类别”菜单项，打开“产品类别”编辑框。

　　存货编号由系统自动生成，这个我们一般不需要修改。我们只需录入类别的名称，如下图所示。

　　点保存后，我们可以看到类别树已经更新了，在根结节下面添加了一个“成品”子结点。

　　按照上述方法，我们继续为类别树增加更多的结点，最后如下图所示。

　　如果结点名称需要修改，可以在结点上点右键，在弹出菜单中点“修改”进行修改。

　　如果结点不再使用，可以在结点上点右键，在弹出菜单中点“删除”将结点删掉。

　　提示：要删除的结点必需是最终的叶子结点（即不能有下级结点），并且该存货类别没有存货正在使用。否则系统会提示用户不能对该结点进行删除操作。

　　3.新增存货

　　点击“存货列表”的“新增”按钮，弹出“存货资料”窗体，准备新增了一个存货。如下图所示，存货资料所涉及的信息还是比较多的，共有四个选项卡。

　　第一个选项卡是存货资料的基本信息，其中许多字段含意非常明了，就不多介绍了，在此主要介绍一些重点字段：

　　1. 产品编码 产品编码是存货的唯一标识码，根据编码规则自动生成，用户不可以修改；

　　2. 产品类别 产品类别是必选字段，并且是编码规则的一部分，修改产品类别，产品的编码也会随之变更；

　　3. 允许负库存 这里不勾选的话，仓库中的存货数量不允许为负数，在做出库单会检查出库数量及库存数；如果出库数大于库存数时，出库单据不允许审核；

　　4. 产品条码 如果存货在这里的产品条码和现实中存货上贴的条码内容一致的话，在做业务单据时支持使用扫描枪录入存货；

　　5. 单价 在做业务单据时，调用此单价；

　　6. 成本价 在做核算报表时，调用此成本价计算成本；成本价不可手工录入，是在生产系统中根据产品BOM自动计算出，或是在采购系统中根据移动平均价自动计算出来的；

　　7. 单位换算 当一种存货有两种单位时，可以利用单位换算，根据基本单位数量计算辅助单位数量，或根据辅助单位数量计算基本单位数量。例如：啤酒的基本单位是“件”，单位换算是12，辅助单位是“瓶”，假设我们销售10件啤酒，那么乘以单位换算12，就可以知道销售了120瓶。

　　8. 会员折扣 用于零售单，对于会员客户，按单价和折扣计算会员价。

　　存货的第二个选项卡是“客户信息”选项卡，这里我们可以针对不同的客户/供应商/加工商，执行不同的价格策略。例如：当我们做销售单时销售如本例中的笔记本电脑时，对一般客户的报价是存货中指定的价格4399元；但对于在客供信息中指定的客户“威远进出口公司”，报价优先使用客户单价4300元。

　　供应商和加工商的“客供信息”，含意与客户的“客供信息”是类似的，分别是在做采购单及外发单执行特殊的价格策略。

　　存货的第三个选项卡是“自定义信息”，为了提高系统的灵活性，这里预留了十七个自定义字段，全部都是数值型的，在做业务单据时可以参于计算。字段名称用户可以在系统管理的“字段标签定义”中进行修改。

　　存货的最后一个选项卡是“库存信息”选项卡，内容如下图所示。库存下限、保质期和提前预警天数三个字段值都是库存预警和保质期预警要用到的衡量参数；库存明细数据表格显示该存货在各仓库中的存储情况，因为目前我们的存货刚刚创建，还没有做过业务单据，因此库存明细里没有数据。

　　最后来介绍一下窗体底部按钮的功能，“保存并复制”将提交当前存货的信息，然后新建一个存货，这个新存货的内容和上一个存货内容是一样的；“保存并新增”将提交当前存货的信息，再新建存货，新存货的内容是空白；上述两个按钮都是用来连续录入存货信息时使用的。“重置”按钮将当前存货的全部信息清空，以便重新录入；“保存”按钮将提交当前存货的信息，然后关闭窗体；“关闭”按钮将关闭窗体，且不保存存货的信息。

　　4.修改存货信息

　　修改存货信息有两个方法：在存货列表中直接双击，或是选中一行点“修改”按钮，都可以弹出存货信息编辑窗，用户可以修改后保存。

　　5. 删除存货

　　不使用的存货可以删除，在存货列表中选中一行后点“删除”按钮，会弹出删除确认对话框，用户确认将删除该存货。

　　用户可以按住键盘上的 Ctrl 键，用鼠标一次选中多条存货记录，这时再删除可以一次删掉多个存货。

　　已经产生业务单据的存货不允许删除，对其执行删除操作时系统会有错误提示。如果想删除的话，请先删掉该存货所做过的全部业务单据后再执行删除操作。

　　6.导入存货

　　在刚开始使用ERP时，我们可能有大量的存货需要录入，一条条的录入是很麻烦并容易出错的。百灵创业者ERP为用户提供了导入功能，我们可以从其它系统中导出存货列表，经过整理为符合百灵ERP导入格式的EXCEL模板后，一次性的导入大量存货数据。

　　导入模板在百灵ERP应用程序的“导入模板”目录下，是一个文件压缩包，可以用Winrar或其它压缩软件打开。

　　压缩包的内容如下图所示，包括了百灵ERP可以用到的全部导入EXCEL模板，我们需把这些模块解压缩出来，用Excel 2007或更高版本来打开编辑。

　　导入模板的内容如下图所示，其中第一行是表头，从第二行开始填入数据，我们已经在第二行填写了一行测试数据，用户可以仿照其格式填写，在正常导入前删除掉这行测试数据。在使用时需要注意的是：

　　1. 用户可以使用此输入模板，也可以自制Excel文件，但需保证你的Excel文件的设计结构与本模板一致；

　　2. 第一行是表头，请不要删除；

　　3. 各列之间是有严格的次序的，请不要随意增加或删除列，也不能调整列与列之间的顺序；

　　4. 产品编号不能为空，请保留“自动生成”。；

　　5. 产品名称不能为空，产品类别必须在系统有对应的属性值，并且是叶子结点。

　　6. 关联客户/供应商/加工商名称可以为空，但如果不空的话，需要在系统中已存在对应的客户/供应商/加工商。

　　在存货列表的主界面，点击“导入”按钮，调出存货导入窗体。点击“打开文件”按钮，调出Windows打开文件对话框，选择存货导入模板。

　　模板内的数据被读取并且显示在数据表格中，此时用户还可以调整表格中内容，待确认内容正确无误后，点击“导入数据”按钮将存货数据导入系统。

　　7.其它功能

　　存货资料管理还提供了一些其它功能，像导出数据、自定义显示列、打印及预览等功能，用户可以自行操作体验。

　　资金账户

　　资金账户是财务核算的核心主体，记录资金往来和账面余额。资金账户属于财务模块，不过我们在做业务单据时就可能会用到，因此提前在基础资料里先做介绍。进入财务管理模块，可看到如下图所示内容，其中红圈处为“资金账户”的管理图标。

　　点击“资金账户”图标，打开资金账户窗体如下图所示，点击“新建”按钮，创建一个资金账户。

　　提示：请注意，期初余额一旦设定，账户建立起之后就不可再修改。

　　修改资金账户有两种方式：在列表中双击，或是选中一条记录后点“修改”按钮，都可以弹出资金账户信息编辑窗，用户可以修改后保存。

　　不使用的资金账户可以删除，在列表中选中一条记录后点“删除”按钮，系统会弹出删除确认对话框，用户确认后将删除该部门。

　　只有没有使用过的资金账户才能被删除，如果账户发生过资金往来，删除时会提示错误。

　　选中一条记录，点击“资金流水”按钮，可查看访账户下的资金往来情况，如下图所示。

　　制单流程

　　百灵ERP拥有生产、销售、采购等不同种类的二十多张业务单据（不含财务单据），这些业务单据对应于相应的业务环节，实现对存货不同的出入库操作，但其操作方式基本上是相似的。因此，我们首先来介绍一般的单据制作流程，对于具体的业务单据，留在讲述各个模块时再作介绍，届时会着重讨论单据间的业务逻辑关系，对库存及资金链的处理，而非一般的操作细节。

　　1. 单据界面

　　我们以采购入库单为例进行说明，进入库存管理模块，打开采购入库单。单据界面如下图所示，自上而下共有四个区域，分别是按钮栏、表头区、表体区和表尾区。按钮区显示当前单据要用到的全部按钮，因为单据会有不同的状态，如果某按钮功能对单据的当前状态不可用的，该按钮会显示为灰色或隐藏；表头区域显示单据的与往来单位相关的字段；表体区域是一个数据窗体，用于录入存货信息；表尾区显于单据与金额相关的字段。

　　2. 单据状态

　　单据共有六种状态，分别是：

　　未审核 已创建并保存，但尚未审核或进行检验操作，类似“草稿”状态；

　　已检验 已进行过检验，它的前一状态是“未审核”，后一状态是“已审核”；

　　已审核 已进行过审核操作，它的前一状态是“未审核”或“未检验”；

　　已完成 已完成状态的单据不允许再进行生成其它的单据的操作，它的前一状态是“已审核”，没有后续状态；

　　已作废 已作废的单据不允许进行任何操作，它的前一状态是“未审核”，没有后续状态；

　　已停用 已停用的单据不允许进行任何操作，它的前一状态是“已审核”，没有后续状态；

　　这六种状态并非每种单据全都具有，一般只有部分几种。

　　3. 创建单据

　　点击“新建”按钮，创建一张新的采购入库单。

　　选取供应商 在一张采购单据里必须指定且只能指定一个供应商，如果需要向多个供应商采购，请建立多张单据。点击“供应商名称”文本框右侧的曲别针按钮，可调出查询客户/供应商/加工商/物流公司等实体的选择窗体，如下图所示。用户可以录入查询条件来查询，或是点击供应商分类进行过滤，以快速定位到目标供应商。

　　弹出窗体可以选取客户、供应商、加工商及物流公司等多种类型的实体，因为此处我们只需要查找供应商，所以另外几种实体的查询卡被智能屏蔽了。查询条件可以同时模糊匹配供应商的编号、名称、拼音码、电话等多个字段，例如：你输入“96”进行查询，那么供应商编号、手机、电话等多个数据段里只要含有“96”的都符合条件，会被查询出来。

　　选择供应商有两种方法：在供应商列表中单击选中一行，再点击顶部的“返回选中”可选中此供应商；或是在供应商列表中直接双击，可立即返回对应行的供应商。

　　选择供应商后，弹出窗体将关闭并返回采购入库单。我们可以看到，在供应商名称文本框中，刚刚选择的供应商名称已填入，除此之外，像付款方式、供应商电话、地址、联系人和业务员这些信息，也从供应商基础资料里带了过来，如有需要可以进行修改。

　　选取物流公司 在采购单据中，物流公司不是必选的，一张单据最多选择一个物流公司。点击“物流公司”文本框右侧的曲别针按钮，可调出查询客户/供应商/加工商/物流公司等实体的选择窗体，选择方式和上面选择供应商的方法一样，此处不再赘述。

　　单据编号 在一个账套里，单据编号是唯一确定一张单据的索引。单据编号根据编码规则自动生成的并且不允许修改，编码规则可以进入“系统管理”模块的“编码规则设置”里进行修改。

　　录单日期 指用户制单的日期，跟用户在登陆系统时设置的日期保持一致，可以修改。

　　整单折扣 同一张单据里不同存货的折扣是可以不同的，以在明细表中的具体折扣为准，表头的整单折扣用于统一调整明细表的中折扣，本身并无实际意义。在下图所中，我们把表头和表体有关系的字段（比如我们正在讨论的“折扣”字段）用箭头连接起来，以便用户能看清楚。例如：明细表里有A和B两种存货，折扣分别为0.8和0.9，如果我们需要统一调整为0.7，那么只需在表头的整单折扣中输入0.7，明细表中的存货A和存货B的折扣都会自动变更为0.7。折扣一般取1左右的浮点数，例如9折就用0.9表示。

　　托运单号 记录物流公司那边的物流单号。

　　入库日期 单据所对应的业务实际发生或计划发生的日期，在采购入库单里，此处是“入库日期”，在销售订单里，就是“交货日期”，在材料领用单里，就是“领料日期”，其余类似，总之在不同的单据中会有不同的名称。

　　仓库 同一张单据里不同存货对应的仓库是可以不同的，以在明细表中的具体仓库为准，表头的仓库用于统一调整明细表的中的仓库折扣，本身并无实际意义，这一点类似“整单折扣”。

　　其它项一、二、三 备用字段。用户可以在“系统管理”的“字段标签定义”里修改这几个字段的名称，以备特殊需要。

　　税率 同一张单据里里不同存货对应的税率是可以不同的，以在明细表中的具体税率为准，表头的税率用于统一调整明细表的中的税率，本身并无实际意义，这一点类似“整单折扣”。税率一般取数值部分，例如：13%的税就填13，百分号默认已存在。

　　备注 备注是一个多行的文本框，录入字数不限，可以输入回车及换行，供用户填写单据注释信息。

　　扫码录入 条形码(barcode)是将宽度不等的多个黑条和空白，按照一定的编码规则排列，用以表达一组信息的图形标识符，如所下图所示。百灵ERP支持在做单时通过扫描枪扫条形码录入存货，扫码时支持多字段模糊匹配，不过我们还是建议使用存货的“产品条码”字段。如果匹配到多个结果，会弹出存货列表窗体供用户选择；如果仅匹配到一条记录，那么当存货列表中没有这种存货时，就会插入一条新存货，如果已有此存货，则对其数量加1。

　　例如：可乐的产品条码是“12345”，我们用扫描枪去扫可乐罐子上的条形码，单据的表体中就会新增一条记录，可乐*1；我们再扫一次，可乐*1就变成可乐*2。

　　录入存货信息 以上是关于单据表头的说明，接下是表体。表体是一个数据表格，用来记录单据要操作的存货信息，包括数量、单价和金额等。

　　在数据中录入存货有两种方式，第一种，在要插入存货的行的产品编码、产品名称等列上双击，可弹出“查询存货”窗口，如下图所示。用户可以录入查询条件来查，或是点击存货分类进行过滤，以快速定位到目标存货。查询条件可以同时模糊匹配存货的编号、名称、拼音码、规格等多个字段。

　　选取存货也有两种方法：在存货列表中选中一条，再点击顶部的“返回选中”按钮；或是直接在存货列表中双击，立即返回对应行的存货。

　　存货允许一次选取多行记录，用户可点选“选择”列处的选择框，或是按住键盘Ctrl键后用鼠标点选多行记录，然后点击“返回选中”按钮一次性选取一组记录。

　　第二种选取存货的方法是，在“产品名称”列录入全部或部分产品名（这里也可以不局限于产品名，是可以模糊匹配多个字段的），按回车，“查询存货”窗口也会弹出，并根据你录入的内容进行预过滤。

　　选好存货后，我们可以看到存货的信息出现在数据表格内。如下图所示，存货的单价是由存货的基础资料带过来的，折扣是我们在上面录入“整单折扣”时带过来的，数量和金额开始是为空的，当我们录入数量后，金额会根据公式自动计算出。

　　关于公式的配置，我们会在下一节介绍。

　　表格的最后一行是合计行，数量金额在些字段会在合计行自动进行加总。

　　表单的底部是表尾区，显示与金额相关的信息。我们结合图中的例子对各字段进行说明。

　　在本例中，存货总金额是10000元。因为供应商给我们这两种存货都打9折，所以折后金额就是9000元，折扣金额就是1000元。

　　打过折之后，供应商也给我们优惠了500元，这个500元就是优惠金额，由制单人员手动录入。然后优惠后金额就是8500元。

　　我们在供应商那里还有一笔1000元的预付款，决定在这一次把它用掉，在已付金额（订金）处录入1000，最后我们需要为这张单据支付的总货款是7500元，即未付金额（余额）。

　　付款账户与“已付金额（订金）”是有关联的，我们必须指明这个“订金”是从哪个账户上支出。因此，如果订金为0，付款账户可以不选；如果不为0，则必需指定一个付款账户。在下图的例子中，因为订金不为0，而付款账户没有指定，实际是无法通过校验机制的。

　　选择一个付款账户，点“保存”按钮，单据被创建，单据的状态是“未审核”。虽然单据已经创建，但还相录于是一个草稿，还没有引起库存及资金账户额的变化，这些要等单据被审核时才会处理。

　　4. 审核单据

　　未审核状态的单据默认内容是锁定的，不允许修改，如上图所示，所有的输入框及数据表格都是灰色只读的。如果有修改的需要，可以点击左边第三个按钮“修改”，让单据恢复可编辑状态。可编辑状态下点“取消”按钮，可以让单据重回锁定状态。

　　未审核的单据可点“删除”按钮删除之，在单据的全部状态中，有“未审核”状态的单据才可以删除。

　　未审核的单据还可以点“作废”按钮作废之，已作废的单据同样不能删除，要先点“弃废”将状态恢复为“未审核”后才能删除。

　　单据内容确认无误的情况下，点“审核”按钮将其审核之。下图是审核过的单据。

　　审核操作会变更库存，在本例中，2台电视机和3台洗衣机，被存入“华南仓”。

　　审核操作会生成应收应付款，在本例中，供应商“Ｍ之光”新增应付账款7500元。

　　审核操作会生成预收预付款，在本例中，账户“中国工商银行”支出预付款1000元。

　　请注意，审核操作不会引起收付款动作，这是在财务模块由收款单或付款单对应收应付账款进行操作后，才会生成资金往来记录，变更资金账户的余额。在本例中，7500元还没有付给客户，我们的账面资金还是不变的（在不考虑预收预付的情况）。

　　已审核状态的单据可以进行反审核操作，反审核将把单据还原回未审核状态，并撤销库存的变更、删除审核时生成的应收应付款、预收预付款。

　　已审核的单据内容不允许修改，但可以生成其它单据。如果不想它生成其它单据，可以点击“已完成”按钮，将其设为“已完成”状态。当然，已完成单据也可以通过点“进行中”按钮恢复为“已审核”状态。

　　5. 查找单据

　　我们常常需要查阅历史单据，当单据很多时这个功能尤其重要。点击按钮栏右侧第二的“查询”按钮，打开“查找单据”窗体，如下图所示：

　　因为日积月累，系统中的单据会越来越多，我们这里也提供了较多的搜索条件，对应于表头信息，或是表体中的明细信息，都可以进行模糊匹配。在查找窗体中，有两个数据表格，上面的显示符合查询条件的单据信息，当在单据信息上点选时，下面的数据表格会显示对应单据的明细表信息。

　　对于查询结果，用户可以在单据列表中双击返回一条，也可选中多条后再点“返回选中”以返回一组单据，还可以直接点“返回全部”以返回全部的查询结果。

　　在查询条件中，有一个条件需要特别说明一下，就是下图中红圈处，“日期”这个条件。这个条件在表单上没有对应的显示，它是指的是单据的创建时间，这个是由系统自动生成的真实时间。

　　查找到要看的某个或一组单据后，我们返回单据主界面。如果返回的是一组单据，可以通过点击如下图所示的按钮，在单据队列中来回查看；如果只返回一条单据，那么这两个按钮将是灰色不可用的。

　　６. 打印单据

　　对于系统中的所有单据及报表，我们都提供了预设的打印模板，每张单据对应着一个或多个打印模板。当用户点击“打印”或“打印预览”按钮时，如果该单据只有一个打印模板，会自动开始打印或预览；如果单据有多个打印模板，按钮会弹出下拉菜单，待用户指定模板后再开始打印或预览。

　　如果用户在上一步骤“查打单据”中返回了一组单据，那么点击“批量打印”，将这一组单据一次性的都打印出来。

　　关于打印模板的修改，我们将在下一节进行讨论。

　　7. 单据标志

　　单据标志就是为单据增加一些标签，以方便查询分类。标签有系统预定义的，用户也可以自行添加、修改或删除。